Я, конечно, не бывал на таких мероприятиях, но все же предполагаю, что мы просто рассказываем, обсуждаем и тому подобное всеми нами любимое произведение. Не стоит делать из этого какой-то сухой квартальный отчет. Так что не надо ее делать сильно серьезной, в противном случае никто не будет слушать. Так что нужно сделать ее по возможности занимательной и интересной, не только информативной. Это же важное для нас событие, потому надо представить так, чтобы все прониклись прям идеей!
PS Идея сама по себе шикарная. Я вот бы тоже поприсутствовал, просто как посетитель, только бы с датой определиться. Ну и одному на такой движухе быть явно не торт, так что можно будет, в принципе, сделать небольшую локальную сходку из этого тоже. С;